Публикации / Статьи. Кем вы руководите и как правильно ставить задачи.

Статьи. Кем вы руководите и как правильно ставить задачи.

Статьи. Кем вы руководите и как правильно ставить задачи.

За 18-ти летний опыт управленческой работы и период консалтинговой деятельности я накопила личную статистику трудностей, с которыми сталкивается начинающий руководитель. Так, например,

58% молодых руководителей испытывает сложности при постановке задач подчиненным,

63% -  имеют проблемы с контролем исполнения,

72% - не умеют эффективно мотивировать сотрудников на достижение результата.

Так или иначе, большинство руководителей встречаются с трудностями во взаимодействии со своими подчиненными. А ведь это и есть работа управленца – эффективный диалог. От эффективной коммуникации зависит как понимание задачи сотрудником, так и ее своевременное и качественное выполнение.

Множество книг написано о механизмах правильного делегирования и постановки задач. Его этапы теоретически известны (по моей оценке) 75 % руководителей.

Но нередко начинающему управленцу бывает сложно самостоятельно применить теорию на практике - в живом рабочем процессе. Применение этих верных, но стандартных шагов, как правило, не срабатывает, если не учитывать индивидуальные особенности самого руководителя и конкретного сотрудника. Ведь в реальной жизни приходится иметь дело далеко не с одинаковыми по своей профессиональной компетенции менеджерами. Более того, эти менеджеры еще и имеют разные стартовые способности. В книжках по управлению об этом скромно умалчивают.

Понимание различий и процесс подбора ключиков к своим сотрудникам каждому руководителю приходится делать самостоятельно. Я постараюсь облегчить для вас этот путь. Поделюсь моей авторской классификацией сотрудников и рекомендациями по эффективному с ними взаимодействию на примере процесса постановки задач.

Тип первый – «Птенец».

Это молодой перспективный сотрудник, который недавно с ВУЗовской скамьи. Вы возлагаете на него свои надежды, но пока он особенно ничем себя не проявил. У него почти нет практического опыта в профессии, его голова еще больше занята тусовкой «В Контакте» и  личным досугом, чем работой.

Тип второй – «Воробей».

Это рядовой специалист, у него есть небольшой опыт работы, но степень его профессиональной уверенности невысок и трудоголиком его не назовешь. Он уже научился «динамить» трудные задания и находить оправдания задержкам в работе. Но в целом он способен на качественную работу.

Тип третий – «Орел».

Это – опора руководителя, ключевой специалист. Он хорошо образован и имеет высокие профессиональные навыки. Он предан компании и «горит» на работе.

Интересной темой для размышления руководителя может стать анализ структуры сотрудников своей компании. Подумайте, сколько процентов сотрудников относятся у вас к первому типу, а сколько ко второму и третьему. Если большинство ваших работников «Воробьи» - это может привести к потери управляемости компанией. Если у вас мало «Птенцов», подумайте о том, как вы обновляете свои кадры. Если их много, взвесьте свои возможности, достаточно ли у вас ресурса на их воспитание? Может быть, вы думаете, что в идеально компании работают одни «Орлы»? Я такого не встречала. По моей оценке для оптимальной работы компании структура может быть примерно такой:

20% - Птенцов

50% - Орлов

30% - Воробьев 

Итак, если вы уже мысленно поделили своих сотрудников на эти  три типа, то вам, вероятно, стало очевидно, что все известные вам инструменты управления (постановка задач, контроль, мотивация и т.п) мы будем применять к ним по разному.

Постановка задач.

Сотрудника типа «Птенец» придется многому учить. Поэтому внимательно наблюдайте за ним, чтобы вовремя понять – будет ли от него реальный толк в работе и стоит ли тратить на него свое время. При постановке задачи сотрудникам типа «Птенец» руководителю придется давать ему подробные и четкие инструкции о ее выполнении.

- Необходимо проговорить все этапы выполнения задания.

- Убедиться в том, что сотрудник  понимает саму задачу, знает с чего начнет, и что будет делать в случае затруднений в выполнении.

- Установите ему четкие точки контроля промежуточных результатов. Назначьте даты, к которым должны быть готовы определенные части задания.

- Убедитесь в том, что ему понятен формат результата. Объясните, в каком виде вы ждете информацию: текст, таблицы, графики…

- Задайте проверочный вопрос на понимание задачи. Попросите продумать структуру текста или таблицы, которую ему предстоит подготовить. По его ответу вы поймете степень его понимания.

Для сотрудника типа «Воробей» при постановке задачи руководителю больше внимания следует уделить вопросам мотивации.

- Расскажите ему о высокой важности этой задачи, о значении этой работы для вас и для компании в целом.

- Укрупненно проговорите с ним основные этапы выполнения задания. 

- Установите сроки исполнения и промежуточные отчеты.

Сотрудники типа «Орел» уже хорошо знают процессы работы и форматы результата, поэтому детально останавливаться на этапах выполнения работ вам не придется. Больше внимания следует уделить положительной обратной связи.

- Похвалите сотрудника за результаты предыдущих работ, выразите свою уверенность в том, что ему по плечу новая задача.

- Обозначьте лишь главную цель предстоящей работы. Выделите только акценты или особенности задания.

- Договоритесь о сроках контроля и исполнения.

Научившись учитывать индивидуальные особенности своих сотрудников, вы увидите реальные результаты:

- сократятся сроки выполнения задач сотрудниками

- повысится качество результатов работы

- значительно улучшится внутренний климат в коллективе

- вырастет ваш авторитет, как руководителя

- вам будет легче управлять компанией.

Всего этого я вам и желаю!

15 октября 2012
© Все права защищены